Auxiliar Administrativo

Colocar em prática as estratégias, planos e tarefas traçados pela gerência ou pela administração.

Funções da Administração

A soma total de todas as funções ou processos gerenciais é a atividade gerenciamento, havendo uma distinção entre as funções de gerenciamento (planejar, organizar, controlar, etc.) e funções organizacionais (marketing, produção, finanças, pessoas, etc).

A função de gerenciamento é a principal função da administração.

A listagem das funções administrativas e suas respectivas descrições estão apresentadas a seguir, seguindo uma ordem lógica pela qual se criaria uma organização: primeiro há o planejamento, a seguir pensa-se em sua estrutura, como ela se organiza, em terceiro lugar como será dirigida e, por último, como será controlada. 

Planejamento

Planejamento é o processo de pensar voltado para o futuro. Está relacionado com a missão, o negócio da empresa e sua eficácia em se manter no mercado. Leva em consideração as diversas variáveis, dentre elas as pessoas, o meio ambiente, a tecnologia e outros recursos para, em seguida, definir objetivos, planos e programas necessários para uma organização.

O cenário muda constantemente e, portanto, os planos e programas não devem ser rígidos, porque ao longo do tempo sofrerão reajustes, baseados, principalmente em mudanças nas condições operacionais. 

O processo de planejar pode ser melhor entendido se dividido em etapas: 

1. Diagnóstico do problema;
2. Análise das soluções alternativas;
3. Projeção dos resultados para cada alternativa;
4. Seleção de uma alternativa como linha de ação. 

Podemos classificar o planejamento como de longo e curto prazo.

Planejamento a longo prazo é aquele definido para períodos superiores a um ano; envolve todas as áreas funcionais da organização e é afetado pelos fatores sociais, econômicos e tecnológicos do ambiente.

Planejamento a curto prazo normalmente envolve períodos inferiores a um ano, objetivando resultados imediatos. 

Organização

Pode-se definir organização como o processo de definir e dividir o trabalho e os recursos necessários para atingir os objetivos. Em resumo, organizar envolve quatro tarefas específicas: 

1. Definir as atividades da empresa;
2. Agrupar essas atividades para que os recursos sejam usados eficientemente;
3. Designar essas atividades a grupos responsáveis e delegar autoridades a esses grupos;
4. Ligar esses grupos tanto horizontal como verticalmente, através das relações de autoridade e sistema de informações. 

Direção

Efetuar planos e organizar não significa que as tarefas sejam executadas e os objetivos atingidos. Assim, o papel da direção é assegurar que as pessoas executem as tarefas de forma eficiente, evitando conflitos e dispersão dos recursos disponíveis. 

Dirigir está estreitamente relacionado com a liderança face a face entre superior e subordinados.

Algumas vezes chamada de “motivação”, a direção pode ser vista como o ato de encorajar e aconselhar e como a atividade relacionada ao quadro organizacional em funcionamento, mantendo-o em direção aos objetivos. 

Controle

A função controle é toda atividade que envolve a avaliação das atividades da organização para saber se os objetivos estão sendo alcançados. Controlar como processo envolve muito mais atividades do que simplesmente fazer correções dos desvios apresentados entre o planejado e o realizado. 

Logicamente, não poderemos corrigir se não tomarmos conhecimento dos desvios; não tomaremos conhecimento dos desvios se não tivermos uma avaliação constante, progressiva e baseada em padrões de comparação. O processo de avaliação, portanto, é feito em quatro passos distintos:

1. Estabelecer padrões e métodos de medida de desempenho;
2. Medir o desempenho atual;
3. Comparar com padrões para determinar se há alguma diferença;
4. Correção de qualquer desvio mediante uma ação corretiva. 

A simples definição do controle administrativo como “o processo pelo qual administradores garantem que as atividades estão de acordo com o planejado” tem a vantagem de ligar planejamento com controle, porém é uma definição muito simplista. Na realidade, o processo de controlar é mais complexo. 

Podemos definir controle enquanto como “o esforço sistemático de estabelecer padrões de desempenho, estabelecer sistema de informação, comparar o atual desempenho com os padrões determinados e medir o grau de significância dos desvios apresentados, tomando ações corretivas para assegurar que a empresa possa atingir seu grau de eficácia quanto aos objetivos definidos no planejamento.

Bons Estudos!